Sicherheitshinweise und Warnhinweise in Technischer Dokumentation

Das Thema Sicherheit spielt in jeder Anleitung eine bedeutende Rolle. Doch wie sieht die praktische Umsetzung aus? Was genau sind sicherheitsbezogene Informationen, beispielsweise Sicherheitshinweise oder Warnhinweise, und wie können Technische Redakteure sie überhaupt entwickeln?

Der Gesetzgeber fordert Hersteller in Richtlinien und Verordnungen auf, Benutzer und Anwender vor Gefahren zu warnen. Es geht dabei um Gefahren, die sich im ganz normalen Umgang mit dem Produkt ergeben könnten. Sicherheitshinweise sind abhängig vom Produkt: Bei Medikamenten handelt es sich um die möglichen Nebenwirkungen, die in der Packungsbeilage beschrieben werden. Bei Spielzeug besteht vielleicht Verschluckungsgefahr und bei Chemikalien besteht die Gefahr zum Beispiel hinsichtlich Giftigkeit oder Brennbarkeit.

Bei Sicherheitshinweisen von Maschinen in der Technischen Dokumentation richten Hersteller sich oft nach der US-Norm ANSI Z535. Technische Redakteure identifizieren die Gefahren in der Risikoanalyse und nehmen sie in die Technische Dokumentation auf. So warnen Sie in der Technischen Dokumentation vor Restgefahren und Fehlbedienungen.

Informationen dazu, wie Sie Ihre gesamte Dokumentation richtlinienkonform erstellen, finden Sie hier:
Richtlinienkonforme Technische Dokumentation erstellen

Was sind sicherheitsbezogene Informationen?

Hersteller müssen Benutzer unmittelbar warnen, beispielsweise durch Hinweise in der Gebrauchsanleitung oder durch das Anbringen von Warnungen an der Maschine. Dabei wird zwischen Sicherheitshinweisen, Warnhinweisen und Produktsicherheitslabel bzw. Sicherheitszeichen differenziert.

Sicherheitshinweise

Sicherheitshinweise befinden sich am Anfang der Gebrauchsanleitung in einem gesonderten Abschnitt mit einer eindeutigen Überschrift, zum Beispiel Sicherheit. Inhaltlich sollen sie Hinweise für die sichere Anwendung des Produkts geben. Sie nennen Gefährdungen und geben Hinweise, wie Benutzer die Gefährdungen vermeiden können. Sie klären über die Konsequenzen auf, wenn Benutzer die Gefährdungen nicht vermeiden.

Warnhinweise

Redakteure platzieren die Warnhinweise in dem Zusammenhang, in dem die Gefährdung auftritt. Sie enthalten keine Instruktionen, sondern ergänzen zum Beispiel eine Handlungsanleitung. Warnhinweise sind prägnant formuliert und sowohl offensichtlich als auch konsistent gestaltet.

Produktsicherheitslabel

Bei komplexen Technischen Dokumentationen hilft es, wenn Warnhinweise und Sicherheitshinweise zusätzlich auf dem Produkt angezeigt oder angegeben werden. Gefährdete Benutzer sollen Warn- und Sicherheitshinweise jederzeit während des Gebrauchs und zum richtigen Zeitpunkt sehen und erkennen können.

US-Norm ANSI Z535: Sicherheitsbezogene Informationen mit Signalwörtern und sinnvoller Strukturierung

ANSI Z535.6 Konformität bei Signalwörtern in Warnhinweisen und Sicherheitshinweisen wurde ursprünglich für den amerikanischen Markt entwickelt. Warnschilder, die sich am Produkt befinden, folgen der US-Norm ANSI Z535.4. Der europäische Markt hat die konformen Signalwörter und den standardisierten Aufbau übernommen.

Signalwörter:

• Danger (Gefahr)
• Warning (Warnung)
• Caution (Vorsicht)
• Notice (Hinweis)

Mit diesen Signalwörtern klassifizieren Sie Warnhinweis und Sicherheitshinweis. Jedem Signalwort ist eine RGB-Farbe zugeordnet.

Warn- und Sicherheitshinweise sind dreiteilig aufgebaut.

Geben Sie in jedem Hinweis folgende Informationen:

• Gefahrenart und Gefahrenquelle
• Folgen bei Nichtbeachtung des Hinweises
• Maßnahmen zur Gefahrvermeidung

Warnhinweise in der DIN EN 82079-1

Auch in der DIN EN 82079-1 gibt es Hinweise darauf, wie mit Sicherheits- und Warnhinweisen umzugehen ist. Die Norm sagt, wo die Sicherheitshinweise im Dokument stehen müssen. Weiter sagt die Norm auch, dass Warnhinweise "in dem Zusammenhang genannt werden, in dem eine Gefahr auftreten kann (...)". Sie müssen "mögliche Gefährdungen nennen, und die möglichen Konsequenzen, wenn die Gefährdungen nicht vermieden werden. (...) Informationen darüber, wie man die Gefährdungen vermeidet, müssen enthalten sein."

Sicherheitshinweise und Warnhinweise in der Praxis

Woher wissen Technische Redakteure mit Gewissheit, wo in der Gebrauchsanweisung der Warnhinweis angegeben sein muss? Konstrukteure und Entwickler erstellen im Rahmen der CE-Kennzeichnung eine Risikoanalyse. Hier vermerken Entwickler, wo ein Restrisiko die Benutzer gefährdet und wo diese vor dem Restrisiko in der Gebrauchsanweisung durch einen Hinweis gewarnt werden müssen. Sie klassifizieren auch die Schwere der Gefahr. Die Entwicklungsabteilung und die Technische Redaktion arbeiten also Hand in Hand.

In vier Schritten Sicherheits- und Warnhinweise korrekt umsetzen

Checkliste mit Beispiel:

1. Mit dem Warndreieck-Symbol heben Sie das Signalwort hervor. So klassifizieren Sie Ihren Hinweis. Verwenden Sie das Symbol in allen Warn- und Sicherheitshinweisen konsistent.
   Standardisierung
2. Art und Quelle der Gefährdung. Beschreiben Sie die Gefahr. Sie können auch die Ursache kurz beschreiben.
3. Beschreiben Sie die möglichen Folgen für Sachen, Menschen und die Umwelt, wenn die Gefahr eintritt bzw. wenn der Warnhinweis ignoriert wird.
4. Führen Sie aus, wie Benutzer die Gefährdung vermeiden sollten. Verfassen Sie verständliche Texte: Verwenden Sie einfache Wörter, vermeiden Sie Passivkonstruktionen und formulieren Sie positiv.
   Textverständlichkeit