Was ist Single-Source-Publishing?
Single-Source-Publishing ist eine Methode, mit der Sie systematisch wieder verwendbare Inhalte erstellen. Die Informationen werden in Modulen angelegt und anschließend für verschiedene Ausgabeformate, z. B. der Softwaredokumentation, zusammengestellt. Mit dieser Methode ändert sich also die gesamte Arbeitsweise bei der Dokumentationserstellung in der Technischen Redaktion. Während sonst eher vom Kapitel aus gedacht und die Dokumentation linear erstellt wird, steht bei diesem Prinzip das Modul im Mittelpunkt.
Das zeichnet Single-Source-Publishing aus:
- Modulare Erstellung der Inhalte
Module können gleichzeitig in verschiedenen Ausgabeformaten verwendet werden. Die Module stehen für sich und sind unabhängig vom Layout, das ihnen erst später zugewiesen wird.
Cross-Media-Publishing - Wiederverwendung der Inhalte
Wiederverwendbare Inhalte können in vielen verschiedenen Dokumenten verwendet werden. Inhalt und Form sind getrennt: Während des Erstellungsprozesses konzentrieren sich die Redakteure auf die Technische Dokumentation. Formatierungsarbeiten kommen nicht vor. - Zusammenstellung der Dokumente
Die Dokumente entstehen durch die Zusammenstellung einzelner Module. Ein Redaktionssystem verfügt über die Funktionen, aus den modularen Inhalten verschiedene Ausgabeformate zu konvertieren, zum Beispiel Online-Hilfen und Bedienungsanleitungen.
Wie funktioniert Single-Source-Publishing?
Voraussetzung für den Einsatz der Single-Source-Publishing-Methode ist die modulare Erstellung der Inhalte. Dazu werden bei der Planung der Technischen Dokumentation Informationsklassen oder –typen entwickelt, um die Inhalte zu klassifizieren. Häufig werden zum Beispiel Handlungsanweisungen und beschreibende Module angelegt. Alle weiteren Klassen oder Typen sind sehr stark abhängig von der zu erstellenden Technischen Dokumentation bzw. von den Ausgabeformaten. Wenn die Vorarbeit der Erstellung der Informationsklassen geleistet ist, werden die Inhalte strukturiert und in den Modulen im Redaktionssystem angelegt. Im letzten Schritt werden die Dokumente zusammengestellt und in ein oder mehrere Ausgabeformate publiziert.
Beispiel: Informationsklasse Release Note mit der Single-Source-Publishing-Methode wiederverwenden
Release Notes können in der Bedienungsanleitung, in der Online-Hilfe und in den Trainingsunterlagen vorkommen. Jede einzelne Release Note wurde im Modul Release Note angelegt und im Redaktionssystem an entsprechender Stelle abgelegt. Wenn die Bedienungsanleitung erstellt wird, verlinken die Redakteure die Release Notes aus der Datenbank. Die Release Notes werden im Dokument angezeigt, bleiben aber in der Datenbank als Quelle. In den Trainingsunterlagen sollen die Teilnehmer ebenfalls über neue Funktionen informiert werden. Wieder nimmt der Redakteur das bereits erstellte Modul und verlinkt es mit seinem Dokument.
Dies ist nur ein Beispiel für das Single-Source-Publishing. Dieses Prinzip bietet sich besonders im Bereich Maschinenbau mit seinen vielen wieder verwendbaren Kapiteln in den Bedienungsanleitungen als Verfahren an. Und so sparen Sie auch bei der Übersetzung Zeit und Geld.
Wie im Detail die Wiederverwendung bei der Erstellung der Bedienungsanleitung oder anderen Dokumentationen funktioniert, hängt vom Redaktionssystem ab.