In Online-Dokumentationen suchen. Metadaten bieten Optionen.

Es ist ein entscheidendes Qualitätsmerkmal von Technischer Dokumentation, wenn Benutzer die gesuchten Informationen mit Metadaten einfach suchen und schnell finden.

In Online-Dokumentationen wie beispielsweise Online-Hilfen stehen dafür gewöhnlich folgende Möglichkeiten für die Suche zur Verfügung:

• Inhaltsverzeichnis
  Benutzer suchen in einem Verzeichnis, das die Kapitel und deren Hierarchie anhand der Überschriften darstellt. Der Zugriff auf die Information ist abhängig von der Übersichtlichkeit der Struktur und der semantischen Eindeutigkeit der Kapitelüberschriften.
• Index
  Benutzer suchen in einem Schlagwortverzeichnis. Für eine erfolgreiche Suche müssen die Benutzer jedoch bereits zuordnen können, welches Schlagwort zum gesuchten Thema passt.
• Volltextsuche
  Benutzer suchen mit einem frei gewählten Suchbegriff im gesamten Inhalt der Dokumentation. Alle Themen, in denen dieser Begriff vorkommt, werden im Suchergebnis angezeigt. Die Qualität dieser Suchergebnisse ist häufig nicht sehr gut, weil die Trefferliste sehr lang sein kann.

Bei größeren Dokumentationen liefert keines dieser Angebote erstklassige Ergebnisse. Zudem ist die Suche eindimensional, Relationen können damit nicht abgebildet werden. Die aktuell verfügbaren Suchmethoden sind oft zeitraubend und unpräzise. Gibt es bessere Optionen?

Was sind Metadaten?

Ideal wäre es also, wenn Produktinformationen in einer Softwaredokumentation oder anderen Anleitungen eine Zusatzinformation hätten. Diese Zusatzinformationen beschreiben den Inhalt und erleichtern so den Zugriff auf die gesuchte Information. Diese Art von Zusatzinformationen heißen Metadaten. Sie sind wie ein Aufkleber auf einem Karton, so dass man weiß, was sich im Karton befindet. Das Ziel des Einsatzes von Metadaten ist es, das Wissen in den Modulen oder über sie zu identifizieren, zu bewerten und zu verwalten.

Beispiel: Bibliothekskatalog

Um bestimmte Daten in einer Bibliothek zu finden, in diesem Beispiel den Text eines Buches, hilft es bei der Suche, etwas über das Buch zu wissen, nach dem man suchen kann. Ein ganz einfaches Beispiel für Metadaten sind die traditionellen Bibliothekskataloge. Sie beinhalten folgende Metadaten: Autor, Erscheinungsjahr, Verlag, Titel, Seiten etc. Das besondere an Metadaten in einer modernen Umgebung, beispielsweise einer Online-Hilfe, ist, dass nicht nur nach einem Metadatum gesucht werden kann, sondern dass mehrere Metadaten in Beziehung zueinander gesetzt werden können. So ist es heute möglich, in einem Bibliothekskatalog nach Hörbüchern zu suchen, die von einem bestimmten Autor im Jahr 2024 veröffentlicht wurden.

Für große Mengen Technischer Dokumentation sind wir hier noch nicht so weit. Das Informationsangebot wird immer größer, und unter Umständen ergänzen heterogene Gruppen (Kunden, Entwickler, Redakteure) das Angebot, beispielsweise in einem Wiki. Um dieses Dilemma zu beheben, müssen die Unternehmen ihre Informationen mit festgelegter Terminologie beschreiben und Metadaten eigens für ihre Technische Dokumentation und andere Ressourcen entwickeln.

Für die Technische Dokumentation wurde eine spezielle Metadaten-Klassifizierung entwickelt. Diese Metadaten beziehen sich auf den Lebenszyklus der Dokumentation, intrinsisch und extrinsisch jeweils auf das Produkt selbst und die Information darüber.

Die Metadatensystematik und ihre Struktur muss konsequent ausgearbeitet sein und auch umgesetzt werden. Dafür ist umfangreiches technisches Wissen über die Produkte sowie über die Prozesse notwendig, die mit dem Produkt zusammenhängen. Deshalb vergeben die Mitarbeiter die Metadaten, die sie eindeutig und sicher zuordnen können. Metadaten vermögen Inhalte zu strukturieren und zu kommentieren.

In speziellen Portalen nach Metadaten suchen

Spezielle indizierende Suchmaschinen übernehmen es dann, die publizierten Dokumente nach diesen Metadaten durchzusuchen und die entsprechenden Dokumente anzuzeigen. Die Suche wird auf bestimmte Bereiche eingeschränkt, und die Qualität der Suchergebnisse verbessert sich. Für das Beispiel Kaffeemaschine könnte man nach allen Anleitungen suchen, die für Espressomaschinen gelten und das Thema Kaffeefilter beinhalten.

Einige Unternehmen bieten bereits Suchfunktionen auf Metadaten-Ebene in eigens dafür eingerichteten Portalen.

iiRDS (intelligent information Request and Delivery Standard)

iiRDS ist ein Standard, der intelligente Informationen mit Metadaten individualisiert bereitstellt. Redakteure in verschiedenen Unternehmen bereiten Technische Informationen entsprechend des Standards auf. Die Informationen werden also herstellerunabhängig mit Metadaten entsprechend das Standards angereichert.

Beispiel-Szenario für den Einsatz von iiRDS: Anleitungen, die Techniker bei der Wartung von Maschinen unterstützen

Alle relevanten Informationen sind mit Metadaten entsprechend iiRDS angereichert. Techniker stellen über mobile Endgeräte eine Anfrage an einen Server. Durch den iiRDS erkennt der Server sowohl die Anfrage als auch die Berechtigung des Technikers. Der Server verpackt alle nötigen Informationen und schickt diese auf das mobile Endgerät des Technikers. So können zum Beispiel durch iiRDS Wartungspläne für komplette Anlagen generiert werden, auch wenn die einzelnen Komponenten von unterschiedlichen Lieferanten kommen.

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Intelligenter Content
Metadaten
iiRDS - intelligent information Request and Delivery Standard