Was ist Scrum? Technische Dokumentation in agiler Entwicklungsumgebung

Scrum ist ein iteratives Vorgehensmodell für Projektarbeit, das für das gesamte Team Vorteile bringen kann.

Die Aufgaben im Projekt sind in Sprints organisiert. Ein Sprint ist ein Zeitraum von zwei bis vier Wochen, in dem alle Aufgaben erledigt werden, die das Team zuvor eingeplant hat. Dadurch kann das Team schnell auf Veränderungen innerhalb und außerhalb des Teams reagieren. Die Teams planen ihre Aufgaben ganz flexibel in regelmäßigen Abständen. Spezielle Werkzeuge helfen dabei, die Arbeitspakete zu planen und jederzeit nachzuvollziehen.

Ein Scrum-Team besteht aus ungefähr neun Kollegen, die zusammen das Design, die Entwicklung, Test und Handbücher entwickeln. Der Product Owner verantwortet die zu entwickelnden Features. Diese Features bilden das Backlog: Eine vollständige Liste aller zu erledigenden Aufgaben. In Backlogs aufgeteilt ist die Arbeit von Redaktion und Entwicklung transparent, so dass alle Teammitglieder ihre Aufwände gut einplanen können.

Das Team arbeitet sehr interaktiv zusammen, um hochwertige Ergebnisse zu erreichen. Das Team bestimmt im Sprint Planning-Meeting, welche Aufgaben umgesetzt werden. Teamwork steht dabei im Vordergrund: Alle zusammen erledigen alle anfallenden Arbeiten - auch die Technische Dokumentation. Im Rahmen von agiler Entwicklung gehört die Technische Dokumentation komplett zum Produkt: Ohne Technische Dokumentation gibt es kein Produkt. Das Team synchronisiert sich im Daily Scrum-Meeting. Daher haben Redakteure im Scrum-Team mehr Einblick in die Produktentwicklung und kommunizieren öfter mit den Entwicklern, auch informell. Das Scrum-Meeting bietet die ideale Gelegenheit, um auf dem Laufenden zu bleiben. Aus diesem Grund sollten Technische Redakteure von Sprint 1 an im Scrum-Team integriert sein und an den Meetings teilnehmen.

So ändert sich die Arbeitsweise in agiler Entwicklungsumgebung mit Scrum:

• Arbeitspensum: Durch die Prozesse der Scrum-Methode können Redakteure das Arbeitspensum besser einschätzen, weil sie nicht auf einen einzigen Abgabetermin hinarbeiten, sondern entlang von Backlogs dokumentieren.
• Iterative Entwicklung: Der Entwicklungsprozess muss sich ändern. Die technische Redaktion und die Entwicklungsabteilung müssen sich gleichermaßen an diese neue Arbeitsweise anpassen.
• Projektplanung: Die Projektleitung entwickelt einen Projektplan, der Sprints, Meilensteine und Deadlines beinhaltet. Dazu gehört beispielsweise ein Redaktionsschluss für die Handbücher und Online-Hilfen.
• Arbeitspakete schnüren: Die Erstellung einzelner Texte ist ein Backlog-Item, mit dem auch die Position des Redakteurs im Team gestärkt wird: Review, Test und Aktualisierung der Handbücher sollten in jedem Sprint berücksichtigt werden.
• Besseren Überblick behalten: Redakteure müssen Inhalte auf eine Art und Weise erstellen und verwalten, die es ihnen erlaubt, die Handbücher und Online-Hilfen jederzeit anzupassen und zu liefern. Hier bietet sich der Einsatz eines Redaktionssystems an, das den gesamten Lebenszyklus Technischer Dokumentationen vielfältig unterstützt.

Welche Vorteile hat Scrum für die Redakteure?

Scrum bietet viele Vorteile für Entwickler genauso wie für Technische Redakteure. Die gute Organisation der anfallenden Aufgaben in Sprints und Backlogs macht die Arbeit transparent und planbar. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Aufwände typischer Aufgaben der Redakteure wie Interviewgespräche mit Entwicklern oder Qualitätssicherung auch erfasst werden. Das gesamte Projekt ist sehr transparent und zeichnet sich durch einen hohen Grad an Kommunikation im Scrum-Team aus. Für qualitativ hochwertige Drafts zu Sprint-Ende helfen professionelle Redaktionssysteme bei der Verwaltung der Technischen Dokumentationen. Mit einem Redaktionssystem können Redakteure jederzeit einen vorzeigbaren aktuellen Stand der Dokumentation publizieren.

Insofern stellt die Einführung agiler Entwicklungsprozesse und die Einbindung der Technischen Redakteure in die Scrum-Teams für viele Unternehmen eine Chance dar.

Es gibt jedoch auch Nachteile. Da die gesamte Scrum-Methode sehr agil ist, müssen die Team-Mitglieder in hohem Maße eigenverantwortlich arbeiten. Zum Konzept gehört es, dass Zuständigkeiten nicht in Rollen zugewiesen sind. Die Praxis zeigt jedoch, dass dies selten umsetzbar ist, denn zum Beispiel können Softwareentwickler auch testen, aber sie können keine Online-Hilfen schreiben. Dafür würden Sie zunächst eine Schulung im Redaktionssystem benötigen und müssten lernen, wie zum Beispiel Schrittanleitungen formuliert werden. Ein Tester kann auch nicht programmieren, und ein Redakteur vermutlich auch nicht. Es liegt komplett offen, wer wie viele Aufgaben abarbeitet.